多くの業種で人材不足が慢性化する現在、少ない人数で継続的に成長を続けるためには効率的な営業活動が欠かせません。その効率化のカギとなるのが、適切に管理された「営業リスト」です。せっかくの営業リストも、情報の精度や鮮度が低い状態ではむしろ非効率を招き、営業活動の成果向上も困難になってしまいます。そのため、営業リストをいかに適切に作成・管理するかが重要となります。
本記事では、営業リスト作成のメリットや具体的な作成・管理方法、そして適切に管理するポイントをお伝えします。効率的な販促活動の実現、新規受注の増加などにお悩みの際はぜひ、参考にしてください。
営業リストとは
営業リストとは、企業リストをベースに、特に自社の商品やサービスに興味がある、もしくは興味を持つ可能性が高い企業に絞って作成されたリストです。
現時点で自社の商品やサービスに興味がない、自社の存在を知らない企業もすべて含めたリストは一般的には「企業リスト」と呼ばれ、主に新規開拓を目的に使われます。
これに対し、営業リストはすでに自社商品やサービスに興味がある企業に絞って営業を行うことを目的としたリストです。そのため、商談につなげられる可能性も高く、効率的に成果を上げたい場合に使われます。
営業リストを作成するメリット
成果向上につながる営業リストですが、具体的には以下のようなメリットが考えられます。
営業活動の効率化
適切に管理された営業リストを活用することで、営業活動の効率化が図れます。自社商品やサービスに興味がある、もしくはそのカテゴリーに関心のある企業を集約したリストを作成することで、すでに購入意欲が高い層にターゲットを絞ったアプローチが可能になります。これにより、商談につながる可能性が高まり、結果として営業活動の時間短縮と効率化を実現できるでしょう。
一方、一般的な企業リストで営業活動を行う場合、自社商品やサービスに興味関心があるかどうかの確認から始めなければなりません。その場合、商談につなげるまでに多大な時間と手間をかける必要があるうえ、そもそも商談につながる可能性も低くなってしまいます。
営業活動情報の共有
営業リストを作成することで、営業チーム内での効果的な情報共有が可能になります。現状の進捗状況や課題の把握、サポートの必要性などをリアルタイムで共有できるでしょう。例えば、商談化まであと一歩の企業にリソースを集中する、進捗が芳しくない企業へのサポートを強化するといった柔軟な対応も可能です。
しかし営業リストがなく、個別に営業活動を行う場合、複数の営業担当者が同じ企業へアプローチをしてしまうというリスクが考えられます。これは、相手企業に対して不要な重複アプローチを行うことになり、顧客の心証を損ねる可能性があります。
このように営業リストの作成・共有を実現することで、重複アプローチを避けられるのはもちろん、チーム全体での課題解決のスピード向上も期待できます。さらに、成功事例や効果的なアプローチ方法の共有も容易になり、営業チーム全体のスキルアップにもつながるでしょう。
営業リストの作成・管理方法
さまざまなメリットが得られる営業リストについて、作成・管理する方法を解説します。
営業リストの作成方法
営業リストを作成するには自社で作成する方法と、外部から購入する方法の大きく2つが挙げられます。ここでは、それぞれの方法について解説します。
■自社で作成する方法
自社で営業リストを作成する方法は、Excelやスプレッドシートを利用する方法と、SFA（営業支援システム）・CRM（顧客管理システム）などの専門ツールを利用する方法があります。
Excelやスプレッドシートを使用して作成すると初期費用はほとんどかからないものの、作成に関しては時間と手間がかかるうえ、すべて手作業となるため、ミスが起こりやすいのがデメリットです。また、各々がファイルを更新すると複数のファイルが混在し、整合性が取れなくなる可能性があります。
一方でSFAやCRMで営業リストを作成する場合は、専用システムの該当箇所に入力するだけのことが多いためExcelよりもスムーズに作成できるでしょう。また、営業の進捗状況管理がしやすくなるうえ、成約後の関係性維持・強化も可能になります。ただ、システムによっては導入コストがかかる点や、部署により異なるシステムを導入していると連携が難しくなる点などがデメリットです。
■外部から購入する方法
企業データの販売をしている会社から営業リストを購入する方法です。
メリットとしては、営業リストを作成する時間と手間がかからないため、営業活動に集中できる点が挙げられます。また、購入先にもよるものの、自社で作成するのに比べ、プロが作成しているため精度や鮮度の高いデータの入手が可能です。
デメリットとしては、購入先によっては精度や鮮度が低いデータしかない可能性がある点です。信頼できる購入先を選択することでこのデメリットを回避できます。
また、目的を明確にしないまま購入すると成果につながらない可能性がある点に注意しましょう。
営業リストの管理方法
Excel等で管理する場合と、専門ツールを活用する場合、外部購入する場合に分けて解説します。
■Excel等で管理する場合
Excelやスプレットシートを活用した営業リストの管理は、低コストで始められる手軽な方法です。
管理方法の代表的な例としては、企業情報や受注確度を横軸に、顧客ナンバーを縦軸に配置し、必要に応じて情報を追加・更新します。フィルター機能を使うと大量のデータも効率的に扱えます。
ただし、入力の手間やミスの可能性には注意が必要です。
■SFAやCRM等ツールで管理する場合
専門ツールを利用することで、効率的な営業リスト管理が可能になります。CRMやSFAといったツールは、大量データの一元管理など役立つ機能を備えているため、Excelより高度な分析や共有が容易です。リアルタイムでの情報更新や進捗管理で、営業活動の生産性が大幅に向上するでしょう。
■外部購入の場合
外部購入した営業リストの管理では、データの定期的な更新と品質チェックが重要です。購入先の信頼性を確認し、自社の営業活動に合わせてリストをカスタマイズします。
さらにCRMやSFAなどのツールと連携させ、進捗状況や商談履歴などの独自情報を追加することで、より効果的な活用が可能になります。
営業リストを適切に管理するポイント
営業リストを利用して成果を上げるために欠かせないのは、適切な管理です。作成はしたものの、管理を怠り放置したままでは、成果を上げることはできません。ここでは、作成した営業リストを適切に管理するためのポイントを解説します。
定期的に更新を行う
営業リストの活用がうまくいかない最大のポイントは、データの鮮度が落ちたまま放置してしまう点です。例えば、担当者が変わったのに変更されていない、部署改編があり連絡先が変わっていたなど更新を怠ってしまうと営業活動に支障が出てしまい、適切な営業活動も行えません。そのため、営業リスト内の情報更新は継続的かつ定期的に行う必要があります。
入力ルールを統一する
統一された入力ルールは、営業リストの一貫性と活用性を高めるでしょう。企業名や担当者情報、商談状況などの入力形式を標準化し、チーム全体で徹底します。これにより、データの検索精度が向上し、分析や情報共有が容易になり、チームの営業効率が大幅に改善されます。
営業活動を成功させるには鮮度の高いデータベースの活用が重要
営業リストとは自社の商品やサービスに興味がある、もしくは興味を持つ可能性が高い企業に絞って作成されたリストです。営業リストを活用することで、すでに自社商品やサービスを把握している、興味を持っている企業に絞ったアプローチが可能なため、効率的に成果を上げられる可能性が高まります。
ただし、鮮度の低い営業リストでは適切なアプローチが難しくなるため、定期的なメンテナンスにより常に情報鮮度を高く維持することが重要です。しかし、営業リストのメンテナンスに多大な時間と手間がかかり、肝心の営業活動に集中できないケースも少なくありません。そこでおすすめなのが外部からの営業リスト購入です。
NTT東・西日本が発行するタウンページ（職業別電話帳）情報を基に、サービス利用者の同意を得た正確性の高いデータを活用するタウンページデータベースは毎月情報を更新しています。そのため、常に最新情報を活用でき、自社で時間を割いて更新する手間もかかりません。鮮度の低い営業リストで思ったような成果が出ないとお悩みの際はぜひ、お気軽にご相談ください。
2024年8月執筆
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